Poniżej przedstawiamy zasady zapisów na larpy na Lublarp Festiwalu 22/23! Przyjęliśmy ich kilka, by ułatwić proces oraz podziękować osobom tworzącym, bez których nasz festiwal larpowy nie mógłby się odbyć. Chcemy też zachęcić do udziału osoby mieszkające w Lublinie i okolicach – ich zaangażowanie jest niezbędne, żeby LubLarp Festiwal wracał co roku na równie wysokim poziomie.
- Rezygnujemy z systemu zapisów “kto pierwszy ten lepszy”. Nie chcemy oddawać decyzji, w jakie gry zagracie, szybkości łącza czy znajomym, którzy kupią bilety na zapas. W tym roku stawiamy na regularne bloki godzinowe i system priorytetyzacji gier w danym slocie czasowym.
- Każdej osobie tworzącej program oferujemy udział w wybranych przez nią grach (po jednej w każdym slocie). Jeśli chętnych będzie więcej niż miejsc, odbędzie się losowanie. Chcemy, by tworzący program mogli skorzystać z gier w każdym slocie.
- Na każdą z gier rezerwujemy miejsca dla trzech osób z Lublina i okolic, które zaznaczą danego larpa na priorytecie 1. Niewylosowane osoby będą rozpatrywane jak wszystkie inne osoby uczestniczące w festiwalu. Jeśli zaś zgłosi się mniej chętnych, miejsca trafią do ogólnej puli.
- Każda osoba z zespołu organizatorskiego ma pierwszeństwo zakupu biletu na jedną grę w trakcie całego festiwalu.
Zapisy wystartują 26 listopada. W formularzu zgłoszeniowym w każdym slocie programowym będzie można zaznaczyć, w które larpy chce się zagrać i z jakim priorytetem: np. jeśli w danym slocie odbywają się trzy gry, a nas interesują tylko dwie z nich, to tę, na której bardziej nam zależy zaznaczamy z priorytetem 1, drugą z priorytetem 2, a przy trzeciej zaznaczamy, że nie chcemy brać w niej udziału. Każda osoba zgłaszająca się na festiwal może wybrać tylko jedną grę na danym priorytecie w danym slocie czasowym.
JAK ROZDZIELAMY MIEJSCA
- Rozpatrywanie zgłoszeń zaczynamy od priorytetu 1.
- Każda osoba z zespołu organizatorskiego dostaje miejsce na jednej grze na festiwalu.
- Każda osoba tworząca program dostaje miejsca na wszystkie wybrane gry. W przypadku zbyt dużej liczby zgłoszeń odbędzie się losowanie. Osoby niewylosowane otrzymają miejsce w grze, którą oznaczyły niższym priorytetem.
- Na każdym larpie trzy osoby z Lublina i okolic dostają się na grę priorytetowo. W przypadku zbyt dużej liczby zgłoszeń odbędzie się losowanie. Osoby niewylosowane mają szansę dostać miejsce w głównej puli.
- Wszystkie pozostałe osoby oraz osoby niewylosowane na miejsca przyznawane priorytetowo są przypisywane do poszczególnych larpów na podstawie list preferencji. W przypadku większej liczby chętnych niż miejsc, następuje losowanie. Osoby niewylosowane na grę wskazaną z pierwszym priorytetem są dopisywane do listy graczy na grę wskazaną z drugim (a następnie ewentualnie trzecim) priorytetem. W razie większej liczby chętnych niż miejsc, ponownie następuje losowanie.
- W przypadku niedostania się na żadną z gier wskazanych w formularzu, osoby są wpisywane na listę rezerwową na grę wskazaną z priorytetem 1.
Każda osoba otrzyma wiadomość z listą gier, na które się dostała, łączną kwotą do zapłaty oraz listę osób grających. Dopiero po zaakceptowaniu propozycji, opłaca bilety. Szczegóły płatności zostaną dostarczone mailowo.
WAŻNE!
- Jeśli na liście współgraczy znajdzie się ktoś, w kogo towarzystwie nie czujesz się komfortowo, zrezygnuj z larpa. Organizacja festiwalu nie będzie usuwać nikogo na prośbę osoby tworzącej czy uczestniczącej w larpie. Nie zamierzamy stawiać się w pozycji sędziów i rozstrzygać sporów, ani też opowiadać się po którejś ze stron.
- W przypadku braku wpłaty we wskazanym terminie, na larpa dostają się osoby wylosowane z listy rezerwowej.
- W przypadku wolnych miejsc na poszczególne gry odbędzie się druga tura zapisów, która będzie przebiegała w identyczny sposób jak pierwsza.
- Jeśli po drugiej turze zapisów zostaną wolne miejsca na gry, odbędzie się trzecia tura. Bilety będzie można kupić na zasadzie “kto pierwszy, ten lepszy” niemal do samego dnia festiwalu.
OSOBY DO KONTAKTU
Osobami odpowiedzialnymi za zapisy na LubLarp Festiwal 22/23 są Klaudia Toruń i Aleksandra Kiebasz-Chmielewska. Kontakt w sprawie festiwalowych zapisów odbywa się WYŁĄCZNIE przez adres mailowy zapisy@lublarp.pl.
Jeśli chcesz zapytać o coś odnośnie zapisów, dokonać zwrotu biletu lub masz gracza na swoje miejsce – napisz maila!
ZNIŻKI
Osobom tworzącym program, nierzadko przyjeżdżającym z drugiego końca kraju, chcemy zapewnić zniżki na bilety w podziękowaniu za włożoną pracę. Nie mamy jednak pewności, że budżet pozwoli na pełne sfinansowanie ich uczestnictwa. Dlatego uzależniamy wysokość zniżki od łącznej liczby sprzedanych biletów.
- Jeżeli sprzedaż biletów będzie niska, to za każdego poprowadzonego larpa przyznamy 100 zł zniżki,
- jeśli przekroczy 180 miejsc, za każdego poprowadzonego larpa przyznamy 200 zł zniżki,
- jeśli przekroczy 220 miejsc – 300 zł zniżki.
Zniżka będzie do podziału pomiędzy osoby prowadzące grę. Drogie osoby tworzące larpy, możecie traktować to jako zachętę do zgłaszania dużych gier!
ZWROTY
Bilety można zwrócić maksymalnie do 23 grudnia, przy czym, ze względu na nakład pracy przed festiwalem, przelewy zwrotne otrzymacie do końca stycznia. Od 24 grudnia możliwe będzie jedynie odsprzedawanie wejściówek poprzez trójstronną komunikację sprzedający-organizatorzy-kupujący.
Jak odsprzedać wejściówkę?
- Znajdź osobę chętną na Twoje miejsce prywatnie lub ogłoś się na wydarzeniu.
- NAPISZ MAILA na adres zapisy@lublarp.pl z informacją, komu odsprzedajesz swoją wejściówkę. Mail musi zawierać imiona i nazwiska osoby sprzedającej, kupującej oraz nazwę gry.
- Jeśli na tydzień przed festiwalem nie uda Ci się znaleźć zastępstwa, również zgłoś to organizacji DROGĄ MAILOWĄ na adres zapisy@lublarp.pl.
